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Règlements généraux
ASSOCIATION DES CINÉMAS PARALLÈLES DU QUÉBEC
Corporation sans but lucratif constituée le 23 juillet 1979
selon la Loi des compagnies 3e partie
RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
tels qu’adoptés par l’Assemblée générale le 10 juin 1995
ARTICLE 1 - DÉFINITIONS
1.1 - Aux fins des présents règlements, les termes et expressions suivants signifient :
a) « Corporation » : l’Association des cinémas parallèles du Québec ;
b) « Conseil » : le conseil d’administration de la corporation ;
c) « Membres » : les membres réguliers, les membres associés et les membres honoraires de la corporation tels que définis à l’article 4 des présents règlements.
ARTICLE 2 - DISPOSITIONS GÉNÉRALES
2.1 - Siège social
Le siège social de la corporation est établi dans la ville de Montréal à l’endroit fixé par le conseil.
2.2 - Sceau
Le sceau est adopté et reconnu comme le sceau de la corporation.
ARTICLE 3 - DISPOSITIONS FINANCIÈRES
3.1 - Année fiscale
L’année fiscale de la corporation est du 1er avril au 31 mars.
3.2 - Livres et comptabilité
Le conseil fera tenir par le trésorier de la corporation ou sous son contrôle un ou des livre(s) de comptabilité dans le(s)quel(s) seront inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par la corporation et toutes ses dettes ou obligations, de même que toute autre transaction financière de la corporation.
Ce(s) livre(s) sera(ont) tenu(s) au siège social de la corporation et sera(ont) ouvert(s) en tout temps à l’examen du président ou du conseil.
3.3 - Vérificateur(s)
Les livres et les états financiers de la corporation seront vérifiés chaque année, aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier, par le ou les vérificateur(s) nommé(s) à cette fin lors de chaque assemblée générale annuelle des membres ou, à défaut, par le conseil.
Le ou les vérificateur(s) examine(nt) les comptes et la comptabilité de la corporation. Il(s) vérifie(nt) le bilan annuel de l’état des revenus et des dépenses de la corporation et font rapport au conseil qui soumet ce rapport aux membres réunis en assemblée générale annuelle.
3.4 - Signatures
Tous les chèques, billets, traites, lettres de change et autres effets bancaires, connaissements, endossements et autres effets de commerce, contrats, actes et documents requérant la signature de la corporation sont signés par les personnes désignées à cette fin par le conseil.
ARTICLE 4 - MEMBRES
La corporation reconnaît trois (3) catégories de membres soit :
4.1 - Membres réguliers
Sont admissibles à devenir membres réguliers de la corporation les organisations à but non lucratif donnant des représentations cinématographiques ou contribuant par leurs activités à l’éducation cinématographique des Québécois ou préparant un événement cinématographique en région et qui acquittent la cotisation fixée par le conseil.
4.2 - Membres associés
La corporation reconnaît comme membres associés tous les individus qui sont affiliés à ses membres réguliers.
4.3 - Membres honoraires
Sont admissibles à devenir membres honoraires les individus intéressés à la cause et aux activités de la corporation ou que le conseil veut honorer pour services rendus à la cause de la corporation.
4.4 - Suspension et expulsion
Le conseil peut par résolution suspendre ou expulser un membre qui enfreint les règlements de la corporation ou dont la conduite est jugée nuisible à la corporation. Cependant avant de prononcer la suspension ou l’expulsion d’un membre le conseil doit l’aviser de la date, du lieu et de l’heure de l’audition de son cas, lui faire mention des motifs qui lui sont reprochés et lui permettre de se faire entendre. Toute décision relative à une expulsion doit être approuvée par l’assemblée générale.
4.5 - Démission
Un membre peut démissionner en adressant un avis écrit au secrétaire de la corporation. La démission prend effet à la date choisie par le membre démissionnaire.
4.6 - Cotisation annuelle
Le montant de la cotisation annuelle des membres est déterminé par le conseil, approuvé par l’assemblée générale et est payable aux dates et selon les modalités fixées par le conseil.
ARTICLE 5 - ASSEMBLÉE DES MEMBRES
5.1 - Composition
L’assemblée des membres est composée des délégués des membres réguliers à raison d’au plus trois (3) délégués pour chacun.
5.2 - Assemblée générale annuelle
Elle a lieu dans les quatre (4) mois de la fin de l’exercice financier de la corporation aux date et lieu fixés par le conseil.
5.3 - Rôles et mandats de l’assemblée des membres
Les rôles et mandats de l’assemblée des membres sont :
- approuver le rapport financier soumis par les vérificateurs de la corporation ;
- nommer les vérificateurs de la corporation ;
- élire les administrateurs de la corporation ;
- approuver les règlements généraux de la corporation et leurs amendements ;
- se prononcer sur les orientations, les politiques générales et les programmes de la corporation.
5.4 - Assemblées spéciales
Les assemblées spéciales sont convoquées sur demande du conseil ou sur réquisition écrite et signée de vingt-cinq pour cent (25%) des membres réguliers. En ce dernier cas, l’assemblée doit être tenue dans les trente (30) jours de la date de la réception de la demande à défaut de quoi les signataires pourront eux-mêmes la convoquer.
5.5 - Avis de convocation
Toute assemblée des membres est convoquée par lettre adressée à la dernière adresse postale de chacun des membres réguliers. Le délai de convocation est de quinze (15) jours.
5.6 - Quorum
Vingt-cinq pour cent (25%) des membres réguliers représentés par au moins un (1) délégué constituent un quorum suffisant pour toute assemblée des membres.
5.7 - Vote
Seul un (1) délégué par membre régulier présent à l’assemblée a droit de vote. Le vote par procuration n’est pas admis. Les membres associés et les membres honoraires ont droit de parole seulement.
Le vote est pris à main levée sauf si un membre régulier présent demande le vote au scrutin. Les questions soumises sont décidées à la majorité simple des voix exprimées sauf si la loi ou les présents règlements prévoient une majorité supérieure.
ARTICLE 6 - CONSEIL D’ADMINISTRATION
6.1 - Fonctions et désignation du conseil
Les affaires de la corporation sont administrées par un conseil d’administration. Il possède tous les droits et il exerce tous les pouvoirs qui lui sont conférés en vertu de la loi et des présents règlements.
6.2 - Composition
Le conseil est composé de sept (7) membres choisis parmi les délégués présents à l’assemblée générale annuelle de façon à ce que différentes régions du Québec et différents groupes d’intérêts (salles parallèles, festivals) puissent y avoir un représentant, si possible.
6.3 - Durée des fonctions
Tout membre du conseil entrera en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu.
La durée normale du mandat sera de deux (2) ans, soit du moment de l’élection jusqu’à ce que son successeur ait été nommé ou élu, à moins que dans l’intervalle il n’ait été retiré conformément aux dispositions des présents règlements. Les années paires, trois (3) nouveaux membres seront élus à l’assemblée générale annuelle et les années impaires, quatre (4). Pour la première année d’application de ce règlement (1995) trois (3) nouveaux membres seront élus pour un an et quatre (4) pour deux ans.
ARTICLE 7 - ASSEMBLÉE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
7.1 - Convocation
Les réunions du conseil sont convoquées au moins une fois par année par le secrétaire, soit sur réquisition du président, soit sur demande écrite de la majorité des membres du conseil. Elles seront tenues à tout endroit désigné par le président.
7.2 - Avis de convocation
Le délai de convocation sera d’au moins quarante-huit (48) heures. En cas d’urgence, ce délai pourra n’être que de douze (12) heures. Si tous les membres du conseil sont présents à une assemblée ou y consentent par écrit, toute assemblée peut avoir lieu sans aucun avis préalable de convocation.
L’avis de convocation doit être fait par écrit ou verbalement.
7.3 - Quorum
Quatre (4) membres en poste au conseil constituent le quorum requis pour l’assemblée.
7.4 - Vote
Toutes les questions soumises seront décidées à la majorité des voix. En cas d’égalité des voix, le président aura droit à un second vote ou vote prépondérant.
7.5 - Conférence téléphonique
Nonobstant les articles 7.1 et 7.2 des présents règlements, des réunions du conseil peuvent être tenues sous la forme de "conférence téléphonique".
Les autres dispositions s’appliquent "mutadis mutandis" à de telles réunions, mais la tenue de chacune de ces réunions nécessite de plus le consentement de tous les membres en fonction.
ARTICLE 8 - OFFICIERS
8.1 - Désignation et nomination
Les officiers de la corporation seront le président, le vice-président, le secrétaire et le trésorier. Une fois élus par l’assemblée générale, les administrateurs choisissent parmi eux les officiers de la corporation.
8.2 - Délégation de pouvoirs
En cas d’absence ou d’incapacité de tout officier de la corporation ou pour toute autre raison jugée suffisante par le conseil, ce dernier pourra déléguer les pouvoirs de tel officier, à tout membre du conseil ou à toute autre personne.
8.3 - Président
Est l’officier en chef de la corporation. Préside toutes les assemblées du conseil et des membres. Voit à l’exécution des décisions du conseil, signe tous les documents requérant sa signature et remplit tous les devoirs inhérents à la charge de même qu’il exerce tous les pouvoirs qui pourront de temps à autre lui être attribués par le conseil.
8.4 - Vice-président
En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le vice-président le remplace et exerce tous les pouvoirs ou toutes les fonctions. Le vice-président effectue toutes les autres tâches qui lui sont confiées par le conseil.
8.5 - Secrétaire
Rédige les procès-verbaux de toutes les assemblées des membres et du conseil. Le secrétaire effectue toutes les tâches qui lui sont confiées par le conseil.
8.6 - Trésorier
À la charge et la garde des fonds de la corporation et de ses livres de comptabilité. S’assure qu’est tenu correctement un relevé précis des biens et dettes et des recettes et déboursés de la corporation, dans un ou des livre(s) approprié(s) à cette fin. Dépose dans une institution financière déterminée par le conseil les deniers de la corporation. Le trésorier effectue toutes les autres tâches qui lui sont confiées par le conseil.
ARTICLE 9 - RETRAIT
9.1 - Cesse de faire partie du conseil ou cesse d’être officier de la corporation, tout membre qui :
a) offre par écrit sa démission au conseil ;
ou
b) n’assiste pas, sans raison acceptée par le conseil, à trois assemblées consécutives ;
ou
c) a été expulsé ou suspendu en vertu de l’article 4.4.
ARTICLE 10 - VACANCE
10.1 - Toute vacance survenant au conseil ou parmi les officiers de la corporation peut, sur résolution du conseil, être comblée par les membres du conseil pour la durée non expirée du terme du membre.
ARTICLE 11 - RÉMUNÉRATION
11.1 - Aucun membre du conseil ni aucun officier de la corporation ne sera rémunéré comme tel.
ARTICLE 12 - AMENDEMENTS AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX
12.1 - Les amendements aux règlements généraux de la corporation sont d’abord adoptés par les administrateurs de la corporation puis approuvés ensuite par les membres à l’assemblée générale annuelle ou à une assemblée générale spéciale convoquée à cette fin.
Tels qu’adoptés par l’Assemblée générale le 10 juin 1995.